23.業務フロー改善による働きやすさ改革
2025.08.18 |投稿者:神内秀之介
〜主任ケアマネジャーがつくる「効率と安心の職場環境」〜
主任介護支援専門員(主任ケアマネジャー)は利用者支援の質を高めるだけでなく、働く環境を整え、スタッフ全員がやりがいを持って安心して働ける職場をつくる役割も担っています。業務量が増加し、時間や人手が限られる状況で働く介護現場において、「働きやすさ」を向上させるためには、業務フローの見直しが不可欠です。業務の効率化と無駄を省く工夫を行うことで、チーム全体のパフォーマンスを向上させ、利用者支援にも好影響を与える循環が生まれます。
今回は、ソーシャルワークの理念を基に、業務フロー改善による働きやすさ改革について考えてみましょう。
1️⃣ 業務フローを見える化する
業務の流れを把握する第一歩は、「業務の見える化」です。日々行っている作業をすべて棚卸しし、どのようなプロセスで業務が進んでいるのかを可視化することで、問題点や改善点が見つかります。
• 業務の見える化の方法
o 業務リストの作成:チーム全員で担当している業務を具体的に書き出す(例:訪問計画、ケアプラン作成、サービス調整など)。
o フローチャート化:各作業がどの順番で、誰から誰に引き継がれるのかを図解で整理する。
o タイムスタディ:それぞれの業務にかかる時間を計測し、ムリやムダが生じている箇所を探る。
• ソーシャルワーク視点でのヒント
「環境調整(Environmental Modification)」の理念に基づき、作業環境全体を俯瞰して効率化の糸口を見つけましょう。
2️⃣ 無駄を減らし、効率を高める工夫
見える化によって明らかになった問題点や非効率な部分について、具体的な対策を講じることで、業務の効率を高めることができます。
• 業務フロー改善の取り組み
o 重複作業を見直す:同じ情報を何度も記入・転記していないか確認し、フォーマットやシステムの統一を図る。
o 役割分担の明確化:誰がどの業務を担当するのかを明確にし、責任の所在を明らかにする。
o ITツールの導入:ケアプラン管理ソフトやタスク管理アプリ、デジタル記録システムを活用して効率化を図る。
o 不要なプロセスを省く:価値を生んでいない作業があれば、削除したり簡素化する。
• ソーシャルワーク視点でのヒント
「効率性(Efficiency)」を意識し、利用者支援に直接役立つ業務に優先的にリソースを配分できるよう調整しましょう。
3️⃣ チーム全員の意見を取り入れる
業務フローの改善は、主任ケアマネジャーが独断で行うのではなく、チームメンバー全員の意見を共有しながら進めましょう。現場で働くメンバーの視点が、具体的で有効な改善案につながることが多いのです。
• 意見を引き出す方法
o ミーティングを開催:業務フローの課題やアイデアについて意見交換の場を定期的に設ける。
o 意見収集ツールの活用:アンケートや意見箱を利用して、気軽に改善案を収集する仕組みをつくる。
o 現場観察を行う:スタッフが実際にどのように働いているのかを観察し、気づいた点を直接共有する。
• ソーシャルワーク視点でのヒント
「共感(Empathy)」を基盤に、チームメンバーの感情や意見に寄り添い、信頼関係を深めながら意見を反映しましょう。
4️⃣ 職場に「時間の余裕」をつくる
業務フローを改善することで余裕が生まれる時間を、さらに有意義に使うことが大切です。作業効率だけではなく、チーム全体の精神的な「働きやすさ」も向上させることができます。
• 時間を活用した取り組み例
o チーム全体で振り返りの時間を確保:進捗を共有し、成功事例や課題を振り返る場を設ける。
o 研修や勉強会を実施:余裕が生まれた時間を、スキルアップや知識の共有に充てる。
o 休憩やリフレッシュタイムを適切に取る:スタッフの心身の健康を守るため、適切な休息を促す。
• ソーシャルワーク視点でのヒント
「職場のウェルビーイング(Well-Being)」を意識し、スタッフ全体の働きやすさが支援の質に直結するという視点を持ちましょう。
5️⃣ 働きやすさ改革を「文化」にする
業務フローの改善を一回限りのものとせず、継続的な仕組みとして組織全体に根付かせることが成功の鍵です。「働きやすさ」を追求する文化を育て、全員が改善の意識を持てる環境を目指しましょう。
• 職場文化づくりのポイント
o 成功を共有する:改善がうまくいった事例や効果をチーム全体で祝う。
o 改革を定期的に振り返る:半年や年度末など、一定期間ごとに業務フローをチェックし、改善を検討する。
o 新しい挑戦を奨励する:新しい提案やアイデアに積極的に取り組む姿勢を評価する。
• ソーシャルワーク視点でのヒント
「学び合い(Mutual Learning)」の理念を取り入れ、業務改善を通じてチーム全員が成長できるような環境を提供しましょう。
🌟 最後に:効率化が生み出す新たな価値
業務の効率化と業務フローの改善は、時間や労力を削減するだけでなく、利用者支援の質を高め、スタッフの働きやすさを向上させる大きな原動力となります。主任ケアマネジャーとして、みんなが安心して働ける仕組みをつくることで、職場全体に「余裕」と「前向きなエネルギー」を生み出すことができるのです。
ソーシャルワークの理念を礎に、効率的で柔軟かつ支え合う職場環境を構築していきましょう。あなたとチームの改善への一歩が、より良い支援と働きやすい未来への架け橋となります!