〜主任ケアマネジャーがつくる「誰でも使いやすい仕組み」〜
主任介護支援専門員（主任ケアマネジャー）の仕事は、多様な業務が絡み合うため、効率良く進めるための工夫が欠かせません。その一環として効果的なのが、日々の業務で活用できる「支援テンプレート」を整備することです。Microsoft OfficeやGoogleのツール群は、そのシンプルさと柔軟性から、業務効率化の強い味方となります。
テンプレート化を進めることで、作業を統一し、業務の質を高めるだけでなく、時間や労力を削減し、チーム全体での共有をしやすくします。今回は、ソーシャルワークの視点を基に、OfficeやGoogleを活用した業務支援テンプレート作成のポイントをご紹介します。

1️⃣ テンプレートをつくるメリットを知ろう
業務支援テンプレートを作成することは、主任ケアマネジャーだけでなく、チーム全体にとって非常に有益です。負担を軽減し、利用者支援の質を高めるための量的・質的な効率化が可能になります。
• テンプレート作成のメリット
o 作業を効率化できる：毎回ゼロから作成しなくて済むため、時間を節約できる。
o 情報の整合性が保たれる：フォーマットが統一されることで、記入ミスや漏れを予防できる。
o 共有がスムーズになる：誰でも同じ形式で作成できるので、チーム全員が同じ基準で情報を扱える。
• ソーシャルワーク視点でのヒント
「効率性（Efficiency）」を基盤に、テンプレートがチームの活動を円滑に進める支援ツールとなるよう設計しましょう。

2️⃣ 活用できるツールとその特徴を理解する
Microsoft OfficeやGoogleのツールがテンプレート作成に適している理由は、その汎用性とシンプルな操作性にあります。いくつかの代表的ツールとその活用方法をご紹介します。
• Microsoft Excel / Google Sheets
o 適した用途：訪問スケジュール表、タスク管理表、進捗チェックリストなど。
o ポイント：条件付き書式を設定することで、重要事項や締切が分かりやすくなる。
• Microsoft Word / Google Docs
o 適した用途：ケアプランの雛形、会議議事録、連絡文書など。
o ポイント：ヘッダーやフッターに固定情報（例：組織名、日付）を入れることでミスを防ぐ。
• Microsoft PowerPoint / Google Slides
o 適した用途：研修資料、地域説明会用スライド、利用者家族向け報告資料など。
o ポイント：シンプルなデザインテンプレートを設定しておくことで、短時間で資料を作成可能にする。
• Google Forms
o 適した用途：関係者アンケート、利用者満足度調査など。
o ポイント：フォーム回答をリアルタイムで自動集計し、結果をすぐに共有できる。
• ソーシャルワーク視点でのヒント
ソーシャルワークの「透明性（Transparency）」を重視し、情報共有と正確性を意識したツールを活用しましょう。

3️⃣ 具体例：ケアマネ業務を支援するテンプレート
以下は、専門的なケアマネ業務に活用できる具体的なテンプレートの例です。状況に合わせてカスタマイズし、現場で活用してください。
• 訪問記録表（ExcelまたはGoogle Sheets）
o 項目例：訪問日、訪問先、利用者の様子、提供サービス、次回の予定。
o 工夫：色分けやチェックボックスを活用して記録の進捗確認がしやすいデザインにする。
• ケースカンファレンス議事録（WordまたはGoogle Docs）
o 項目例：対象者の現状、課題、支援策、担当者。
o 工夫：フォーマットに議題の見本を設定し、どの会議でも統一感を保つ。
• スケジュール共有表（ExcelまたはGoogle Sheets）
o 項目例：担当者名、訪問予定時間、訪問先、必要な持参物。
o 工夫：Google Sheetsの場合、誰でもリアルタイム編集可能なフォーマットにする。
• タスク管理表（ExcelまたはGoogle Sheets）
o 項目例：タスク名、担当者、期限、進捗状況。
o 工夫：「完了」ステータスになったセルが自動で灰色になる条件付き書式を設定。

4️⃣ テンプレート導入時の注意点と進め方
テンプレートを作成・導入する際には、「使いやすさ」と「現場への馴染み」を重視しましょう。導入の際に注意しておきたいポイントを以下にまとめます。
• 導入時の注意点
o 必要以上に複雑にしない：簡潔で誰にでも使えるデザインを意識。
o 現場の声を聞く：スタッフに試用してもらい、実際の操作感を確認する。
o 定期的なアップデート：現場のニーズや制度変更に応じて内容を見直す。
• 導入の進め方
o 各チームメンバーの業務フローを観察し、テンプレート化が必要な作業を特定する。
o サンプルテンプレートを作成し、少人数でテスト運用を実施。
o 修正点を反映し、正式に全体へ展開する。
o 定期的なフィードバックを受け、使いやすさを継続的に向上させる。
• ソーシャルワーク視点でのヒント
「適応性（Adaptability）」を意識し、常に現場の状況に合わせてテンプレートを改善する柔軟性を持ちましょう。

5️⃣ テンプレートが生む時間を利用者支援へ還元する
テンプレートの整備は業務効率を向上させ、チーム全体に「時間と心の余裕」を生み出します。この余裕を利用者支援やスタッフ育成など、本来注力すべき業務に還元することができます。
• 余裕の活用アイデア
o 利用者との面談時間の確保：テンプレートで事務作業が効率化した分、利用者との対話時間を増やす。
o スタッフの負担軽減：スタッフが業務に追われず、安心して働ける環境を作る。
o 新しい支援の模索：生まれた時間を使って、新たなケア方法や地域連携モデルを考案する。
• ソーシャルワーク視点でのヒント
ソーシャルワークの「人間中心のアプローチ（Human-Centered Approach）」を心掛け、テンプレート活用を支援の質向上に直結させましょう。

🌟 最後に：テンプレートは「支援を強化する土台」
主任ケアマネジャーとして、テンプレートを整備することは、業務効率化と利用者支援の質向上に直結します。それは単なる「書式」ではなく、チームの力を高めるための「支援の基盤」として機能します。
ソーシャルワークの理念を軸に置き、オフィスツールやGoogleツールを活用して、職場全体が使いやすいテンプレートを設計していきましょう。それが、効率だけでなく、利用者への深いケアとチームの一体感を促進する第一歩となるのです。テンプレートがもたらす時間と安心感が、大きな成果を支える力になることを信じて、一歩ずつ取り組んでいきましょう！