134.業務効率を高めるツールの活用法
2025.08.15 ｜投稿者：神内秀之介
業務効率を高めるツールの活用法――「人が主役」である現場に寄り添う働き方とは
介護の現場は、利用者さんへのケアから記録、調整業務、スタッフ管理まで、やるべきことが多岐にわたります。その中で、限られた時間と人員で高い質を保つためには、業務効率を高める工夫が欠かせません。そこで注目されるのが、業務効率をサポートするさまざまなツールの活用です。
しかし、新しいツールを導入したり活用法を学んだりする際に、「現場の忙しさに馴染みにくいのではないか」「ツールに振り回されてしまうのではないか」という懸念が生まれることもあります。本当に求められるのは、「ツールを活かしながらも人が主役である現場」を作ることではないでしょうか。
ここでは、ツールを最大限に活用しながらもスタッフの負担や不安を減らし、より良い環境を構築するための考え方を探ります。
- ツールは「手段」であり、目的ではない
ツールを導入する際にまず意識したいのは、ツールはあくまで業務をサポートする「手段」であり、それ自体が目的ではないということです。本来の目的は、「利用者さんへのケアをより良くすること」「スタッフの負担を軽減すること」にあります。
たとえば、デジタル記録ツールを導入する場合、それを使うことで何が改善されるのかを明確にします。「記録作業にかかる時間を短縮し、利用者さんと向き合う時間を増やす」など、現場全体で納得できる目的を共有することで、導入への抵抗感が和らぎます。目的を意識することで、ツールの価値が活きてきます。 - 「簡単に使える」仕組みを選ぶ
どんなに優れた機能を持つツールでも、スタッフが使いこなせなければ意味がありません。導入する際には、「このツールは誰でも簡単に使えるか？」という視点を持つことが重要です。
たとえば、直感的に操作できるインターフェースを持ち、マニュアルを見なくても使えるようなシステムを選びましょう。また、必要以上に複雑な機能が盛り込まれておらず、現場のニーズに特化したツールであれば、スタッフからも歓迎されやすくなります。「分かりやすさ」はツール活用の第一歩です。 - 少しずつ職場に「馴染ませる」
新しいツールを一度に全員へ導入すると、現場に混乱を招くことがあります。そこで大切なのは、小さなステップから導入を開始し、職場にじっくりと馴染ませることです。
たとえば、最初は一部の業務だけにそのツールを導入し、テスト的に運用を開始します。その間に使い方や課題を把握し、小さな成功体験を共有することで、他のスタッフも抵抗なく使い始めるきっかけとなるでしょう。無理のない導入が、安心して活用する環境を作ります。 - ツール活用の「目的」をチームで共有する
ツールは現場の全員が同じ目的で使うからこそ、その効果を発揮します。そのためにも、「このツールを使うことで、職場や業務がどう変わるのか」をスタッフ全体で共有することが大切です。
たとえば、「このツールを使うことで、申し送りミスが減り利用者さんの安心につながる」といった具体的な利点を話し合い、全員で目的を共有しましょう。そのプロセスを経ることで、スタッフは「ただ導入された何か」ではなく、「職場全体を良くする一環」として、ツールを受け入れるようになります。 - 現場からの「フィードバック」を活用する
ツール導入後も、現場での実際の使用感や課題をしっかりとフィードバックする仕組みを持つことが重要です。そうすることで、必要に応じて改善点を見つけたり、スタッフが感じている負担を解消したりできます。
たとえば、定期的なミーティングやショートアンケートを通じて、「このツールのどの機能が便利か」「逆に使いにくい点はないか」を確認します。現場の声を活かすことで、ツールがより現場にフィットしやすくなり、結果的に全体の業務効率が向上します。 - 「人の力」を活かすための道具として考える
どんな便利なツールでも、最終的に行動するのは「人」であり、真心を持ったケアを提供するのも「人」です。ツールを活用することで、スタッフがより気持ちの余裕を持ち、利用者さんに向き合う時間を増やせる環境を作ることが大切です。
たとえば、ツールによって蓄積されたデータを分析し、その結果をもとにスタッフ自身の創意工夫が活きる場面を作る。人が持つ「気づき」や「アイデア」にツールがサポートとして寄り添うことで、本当に生きた効率化が実現できます。
まとめ
業務効率を高めるツールを活用するには、「目的を明確化する」「使いやすさを重視する」「職場にゆっくり馴染ませる」「チームで目的を共有する」「現場のフィードバックを反映する」「人間主体の現場を作る」という視点が重要です。それはツールをただの「便利な道具」ではなく、現場全体を支える「力」へと変えるプロセスでもあります。
